10 zasad skutecznego wydawania pieniędzy

Jak skutecznie wydawać pieniądze? Tak postawione pytanie może się wydać kontrowersyjne w czasach około-pandemicznej recesji, kiedy większość przedsiębiorców zastanawia się na czym i jak dużo zaoszczędzić. Zewsząd słychać o planowanych zwolnieniach, wstrzymanych inwestycjach czy planach zawieszonych na „zobaczymy co jesień przyniesie”. Strategię hibernacji, czyli ograniczonej działalności nastawionej na przetrwanie planuje sporo przedsiębiorców, ale nie wszyscy; doświadczeni gracze wiedzą, że każdy kryzys to świetna szansa na rozwinięcie biznesu. A jak mawiali starożytni Rzymianie: aby zarobić pieniądze, trzeba je najpierw wydać.

Ekonomiści estymują, że przeciętna firma wydaje 70% swoich przychodów na usługi czy produkty niezbędne do prowadzenia działalności, co już z perspektywy pojedynczej firmy wydaje się olbrzymią kwotą; globalnie zaś, w samym 2012 roku było to około 74 bilionów dolarów. Gdy mówimy o tak dużych wydatkach, nawet niewielkie procentowo oszczędności przynoszą olbrzymie kwoty i uszczknięcie choć punktu procentowego jest kuszące. Pamiętajmy jednak, że samo oszczędzanie nie zwiększa efektywności i nie przyczynia się do poprawienia przewagi konkurencyjnej firmy. Taniej, w przypadku usług czy produktów strategicznych dla naszej działalności, często nie oznacza lepiej; i odwrotnie: gdy zapłacimy więcej, też niekoniecznie zagwarantujemy że nasza skuteczność rynkowa wzrośnie. Jak pisze Peter Smith w swojej książce „Bad buying. How organizations waste bilions through failures, frauds and f**k-ups” pieniądze trzeba wydawać mądrze. Czyli jak? Oto 10 zasad, które pomagają wybierać dostawców w optymalny sposób.

Zasada nr 1:

Twoi dostawcy przyczyniają się do zbudowania przewagi nad konkurencją i osiągnięcia celów

Nie da się być świetnym we wszystkim, dlatego strategicznie myślący przedsiębiorcy skupiają się nad tym w czym ich firmy są najlepsze (i co im przynosi największy zysk), a pozostałe działania zlecają specjalistom. Do osoby podejmującej finalne decyzje należy wybranie takiego dostawcy lub produktu, który będzie najlepiej odpowiadał strategicznym założeniom rozwoju firmy, i który zagwarantuje tworzenie przewagi konkurencyjnej. Świetnym przykładem jest branża nieruchomości, gdzie decyzja o zakupie gruntu, który jest tani ale pod każdym innym względem nieatrakcyjny, może się okazać ryzykowna. Dlatego DeveloPRO wspiera inwestorów w wyborze i zakupie gruntów z potencjałem na wysokomarżowe realizacje będące hitami rynku.

Zasada nr 2:

Przy każdej decyzji zakupowej zastanów się jak dana rzecz lub usługa wpływa na osiągnięcie celów strategicznych

O tym jak działać strategicznie w trudnych czasach pisaliśmy już jakiś czas temu (a zainteresowanych odsyłamy do artykułu „Strategiczny sposób na niepewne czasy”). Firma bez strategii i dobrze zdefiniowanych celów może być mistrzem procesów zakupowych, ale będzie świetnie kupować niepotrzebne rzeczy i usługi. Już na etapie decyzji o tym jakie biuro architektoniczne zatrudnić, warto mieć dobrze zdefiniowaną strategię marketingową danej inwestycji. DeveloPRO wspiera inwestorów w procesie strategicznym, zapewniając 360-stopniową perspektywę specjalistów z każdego etapu wdrożenia i komercjalizacji inwestycji, dzięki czemu nasi klienci realizują z nami projekty efektywniej pod względem kosztów i czasu trwania.

Zasada nr 3:

Dobre dane pozwalają zrozumieć co kupujesz i są kluczowe dla osiągnięcia wyników

Słynne słowa wypowiedziane przez założyciela korporacji Unilever Williama Hesketha Levera, o tym że „połowa budżetu marketingowego idzie na marne, kłopot w tym że nie wiadomo która połowa” można odesłać do lamusa. Skuteczni marketerzy na bieżąco badają skuteczność swoich działań i na bieżąco korygują kurs, aby ich działania przekładały się na jeszcze lepsze wyniki. Marketingowcy DeveloPRO, choć bazują na wieloletniej specjalizacji w marketingu nieruchomości nieustannie weryfikują konwersję prowadzonych stron internetowych i skuteczność kampanii social mediowych, bo dane mówią same za siebie.

Zasada nr 4:

Stwórz procesy zakupowe, które będą łatwe w użyciu i jednocześnie zapewnią rygor i kontrolę

Im większa firma, tym więcej decyzji zakupowych, i co często za tym idzie, większa biurokracja. Często oznacza to, że na zgodę na zakup przysłowiowej paczki kawy do biura trzeba czekać dwa tygodnie, bo każdy zakup jest zatwierdzany przez managera wyższego stopnia. Niestety takie postępowanie oznacza, że na zakupy zupełnie nieważne (vide rzeczona kawa) i kluczowe dla rozwoju firmy (np. decyzja o zakupie gruntu) manager poświęca czas i uwagę, choć ich znaczenie jest nieporównywalne. Dlatego warto jest usprawnić procesy zakupowe za pomocą mądrych procedur, które ułatwiają funkcjonowanie i zwiększają skuteczność decyzji.

Zasada nr 5:

Ustal jasne zasady zakupowe i upewnij się, że wszyscy pracownicy je znają i rozumieją

Same procedury nie wystarczą w średnich i dużych firmach, a w małych są najczęściej niepotrzebne, bo zakupy usług czy towarów strategicznych i tak muszą być zaakceptowane przez właścicieli firmy. Oprócz procesów więc, warto mieć jasne, łatwe do zapamiętania zasady – szczególnie dotyczące etycznych aspektów wyboru dostawców. Teoretycznie każdy z nas zatrudnia uczciwych ludzi, którym ufa; praktycznie ludzie są jedynie ludźmi, i nawet najlepszy specjalista chce pomóc przysłowiowemu szwagrowi, który może nie być optymalnym wykonawcą generalnym naszej inwestycji. Dlatego warto zaangażować w proces decyzyjny zewnętrznego konsultanta (jak specjaliści z DeveloPRO), którzy dzięki wieloletniemu doświadczeniu na rynku nieruchomości i obiektywnej perspektywie na dany projekt mogą skutecznie doradzić wybór dostawcy, który zagwarantuje największą efektywność czasową i kosztową.

Zasada nr 6:

Stwórz przemyślaną specyfikację i zawsze poszukuj rozwiązań wartościowych i innowacyjnych

Żeby mądrze kupić, trzeba dobrze wiedzieć co chce się kupić i na dodatek w jasny sposób opisać to w specyfikacji czy zamówieniu ofertowym. Najlepiej opisuje to słynne (choć niecenzuralne, więc prosimy o wybaczenie) wyrażenie „sh*t in, sh*t out”, co można przetłumaczyć „ile włożysz, tyle wyjmiesz”. Jeśli brief projektowy dla architekta będzie jednozdaniowy („proszę mi zaprojektować jakiś ładny bloczek dwupiętrowy, tysiąc metrów, 12 mieszkań”), prawdopodobieństwo, że powstanie budynek, który już na etapie wizualizacji skradnie serca klientów jest niewielkie. Jednak w przypadku gdy architekt dostanie dobrze przemyślaną strategię marketingową dla danej inwestycji, obejmującą precyzyjnie zdefiniowaną grupę docelową, pozycjonowanie cenowe, insighty dotyczące kryteriów zakupowych, potrzeb, stylu życia, itd., itp. – wtedy efektem jest często prawdziwa perełka. W DeveloPRO przekonaliśmy się o tym wielokrotnie, czynnie uczestnicząc w opracowywaniu z naszymi klientami założeń strategicznych dla inwestycji i ciesząc się z efektów zarówno wizualnych, jak i sprzedażowych.

Zasada nr 7:

Zrozum swoich kluczowych dostawców

Dobre poznanie swoich kluczowych dostawców ma przynajmniej dwie zalety; po pierwsze, lepiej wiemy gdzie są ich mocne a gdzie słabe strony, a w związku z tym, co danemu dostawcy zlecić, a z czym pójść do konkurencji. Po drugie, poznając dobrze priorytety danej firmy, osoba zajmująca się procesem negocjacyjnym dobrze wie, gdzie może bardziej „nacisnąć” na cenę. Niestety tego rodzaju wiedzę buduje się latami, dlatego warto korzystać z usług konsultacyjnych firm takich jak DeveloPRO, które dzięki wieloletniemu doświadczeniu na rynku nieruchomości i multidyscyplinarnej perspektywie zapewniają swoim klientom wiedzę, która zdecydowanie poprawia ich pozycję negocjacyjną.

Zasada nr 8:

Konkurencja i strach przed nią dobrze działa

Każdy przedsiębiorca (chyba że jest monopolistą) czuje na szyi oddech konkurencji, dzięki czemu motywowany jest do rozwoju – to naczelne prawo kapitalizmu. Choć możemy tego nie lubić, to zapewnia nam to energię do skutecznego działania. Tak samo jest z naszymi dostawcami: gdy udaje nam się znaleźć zaufaną firmę, która sprawdziła się przy danym projekcie, istnieje pokusa zlecenia jej wszystkiego. Należy jednak pamiętać, by choć na etapie ofertowania dopuścić konkurencyjne firmy do gry, gdyż zawsze będzie to dla nasz oznaczało lepsze warunki finansowe oraz gwarancję wysokiej motywacji i zaangażowania ze strony dostawcy.

Zasada nr 9:

Zakup nie kończy się w chwili podpisania umowy

Jest to częsty błąd firm zarządzanych lidersko – gdy szef/manager „dopnie” warunki kontraktu z danym dostawcą, przekazuje działania operacyjne swoim ludziom, często niezaangażowanym w proces decyzyjny i niezorientowanym w specyfice ustaleń i firmy, z którą mają teraz współpracować. I choć często niemożliwe jest angażowanie zespołu na wcześniejszym etapie, to w momencie rozpoczęcia współpracy warto jest przekazać im jak najwięcej informacji umożliwiających jak najsprawniejsze wdrożenie.

Zasada nr 10:

Każdy zaangażowany w proces zakupowy powinien mieć odpowiednią wiedzę i umiejętności, by uzyskać jak najwięcej od dostawców

Ta zasada mogłaby brzmieć „firma powinna się składać z prezesa i jego 300 klonów” – oczywiście jeśli chcielibyśmy być złośliwi  Tak naprawdę chodzi o to, aby w proces podejmowania decyzji zaangażować przynajmniej kilka osób, które swoją wiedzą, doświadczeniem i odmienną perspektywą zagwarantują, że zostanie dokonany mądry wybór. Niestety często w takich sytuacjach decyzje nawet jeśli nie są podejmowane jednoosobowo, to zespół do tego powołany jest tak homogeniczny że następuję zjawisko nazywane przez psychologów „ślepotą eksperta”; gdy top-managerowie z danej firmy mają duże, ale bardzo zbliżone doświadczenie utwierdzają się nawzajem w danym przekonaniu, zamiast podważać własne założenia i poszukiwać innowacyjnych rozwiązań. Dlatego w DeveloPRO nasz zespół składa się z doświadczonych specjalistów z każdego etapu wdrożenia i komercjalizacji inwestycji, aby zapewnić naszym klientom skuteczne rozwiązania zweryfikowane z każdej perspektywy.

Mądre wydawanie pieniędzy oznacza po prostu mądre prowadzenie firmy. I choć łatwo jest dać się porwać codziennemu wyścigowi z czasem, to naprawdę warto od czasu do czasu przystanąć, zastanowić się, skorzystać z rady eksperta. Choćby po to, by uniknąć sytuacji jak w słynnej anegdocie (ponoć prawdziwej!) z czasów zimnej wojny, gdy amerykański astronauta na konferencji naukowej chwalił się rosyjskiemu koledze wielkim projektem który prowadził: lata pracy rozwojowej, miliony dolarów wydane i oto jest: specjalny długopis do pisania w warunkach zerowej grawitacji, gdzie specjalna pompka doprowadza tusz dzięki czemu można nim pisać w przestrzeni kosmicznej. Na co rosyjski kosmonauta odpowiada: „oczywiście jest to bardzo interesujące rozwiązanie realnego problemu, ale my po prostu używamy ołówków”.