Spotkajmy się… skutecznie!

“Dobre spotkanie, to odwołane spotkanie” – ten dość kontrowersyjny bon mot usłyszałem kiedyś podczas, nomen omen spotkania z wysoko postawionym managerem. I zdarzyło mi się z nim zgodzić, gdy podczas kolejnego w danym dniu (i „entego” w tygodniu) spotkania, omawiane były tematy nie posuwające prac do przodu, a jedynie tworzące konieczność zwołania kolejnego spotkania. W dzisiejszych czasach pracy zdalnej lub hybrydowej wydawałoby się, że liczba spotkań zmaleje, ale okazuje się, że stało się wręcz odwrotnie. Z braku możliwości podejścia do biurka czy spotkania się przy przysłowiowej kawie w kuchni i załatwieniu tematu podczas pięciominutowej rozmowy, trzeba zaplanować telekonferencję. A telekonferencji nikt nie zwołuje na 5 minut.

Co więcej, myślę, że każdy z naszych klientów deweloperów zgodzi się ze mną, że ostatnich kilka lat to był w branży nieruchomości okres tak dynamicznego rozwoju, że każda minuta zmarnowana liczyła się razy trzy, bo oznacza niewykorzystane szanse. Widząc jak ważne dla nas i dla naszych klientów są efektywne spotkania, poszukaliśmy w DeveloPRO sposobów jak je usprawnić, zmniejszyć liczbę osób zaangażowanych, a niektóre… odwołać na zawsze.

Pytanie nr 1: Ile?

Pytanie „ile?” jest przypuszczalnie najbardziej biznesowym pytaniem, a w branży nieruchomości ważniejszym od niego stanowi jedynie „gdzie?”, bo jak wszyscy wiemy liczą się głównie lokalizacja 😄.

I jest to na pewno pierwsze pytanie, które powinien sobie zadać każdy organizator spotkania. Ile, dotyczy liczby uczestników, ale też realnej kwoty: w końcu za każdą minutę każdego uczestnika spotkania trzeba zapłacić; warto sobie tę bolesną prawdę uświadomić, gdyż to nam powie na ile spotkanie jest niezbędne i warte zainwestowania czasu uczestników.

Ale odpowiedzmy sobie na pytanie, ile osób powinno uczestniczyć w naszym spotkaniu. W DeveloPRO bardzo lubimy zasadę 8-18-180 opisaną w Harvard Business Review, która postuluje, że:

8 osób – to maksymalna liczba uczestników, jeśli chcesz na spotkaniu rozwiązać konkretny problem lub szybko podjąć decyzję. W przypadku, gdy w spotkaniu uczestniczy więcej niż 8 osób, możemy uzyskać tak wiele sprzecznych opinii i informacji, że spotkanie utrudni rozwiązanie sprawy, z powodu której zostało zwołane. Na przykład: gdy spotykamy się z deweloperem, aby zaprezentować rekomendację media planową a w spotkaniu uczestniczy więcej niż 8 osób, jest spore prawdopodobieństwo że dyskusja będzie zacięta, ale decyzja nie zostanie podjęta.

18 osób – to maksymalna liczba osób, która powinna uczestniczyć w burzy mózgów czy innego rodzaju sesji kreatywnej. I w tym przypadku, należy pamiętać o dwóch zasadach pracy twórczej tj. ilość rodzi jakość i różnorodność prowadzi do oryginalnych rozwiązań. Tego rodzaju sesje kreatywne są dla nas w DeveloPRO szczególnie ważne na początku pracy, gdy np. tworzymy strategię marki dla nowej inwestycji. I w tym wypadku mnogość, i różnorodność perspektyw jest bardzo cenna, szczególnie w biznesie nieruchomościowym, gdzie wydawałoby się że wszystko zostało już wymyślone. A najoryginalniejsze spostrzeżenia prowadzące do zrozumienia potrzeb klientów często padają ze strony osób nie z działów komercyjnych, a np. operacyjnych.

180 osób – cóż, tego formatu zgromadzenia są już pewnie pieśnią przeszłości, co nie zmienia faktu, że aby „zapalić ogień” czy zmotywować zespół do osiągnięcia celu, to duże zgromadzenia typu konferencje sprzedaży nie mają sobie równych. Za każdym razem, gdy tworzymy nową markę i kampanię namawiamy naszych inwestorów do zakomunikowania jej swoim pracownikom w bezpośredni, zapalający do działania sposób. Bo na sukces inwestycji deweloperskiej muszą pracować wszyscy.

Pytanie nr 2 – Kto?

Wiemy już, ile osób powinno uczestniczyć w naszym spotkaniu, pośrednio to też determinuje czas trwania (w końcu każdy musi mieć realną szansę wypowiedzenia się, więc ciężko jest zaplanować 8-osobowe spotkanie na 30 minut, bo daje to raptem 3,5 minuty na osobę!). Jak więc zadecydować kogo zaprosimy?

Tu znów przychodzi nam na pomoc Harvard Business Review, który postuluje 4 zdroworozsądkowe zasady; wydają się oczywiste, ale z doświadczenia wiemy, że nie zawsze łatwe w implementacji.

Na skuteczne spotkanie zapraszamy jedynie:

• Osoby posiadające informacje i wiedzę na tematy, które chcemy omówić (w przypadku kampanii marketingowej inwestycji będzie to dział marketingu dewelopera)
• Osoby, które są zaangażowane w dane kwestie, lub są interesariuszami (w wybranym wcześniej przykładzie będzie to np. osoba dysponująca budżetem marketingowym, czyli CMO, CFO lub właściciel firmy)
• Osoby, które powinny się dowiedzieć wszystkiego, co chcesz na spotkaniu przekazać, aby dobrze wykonywać swoje zadania (czyli marketerzy, PR-owcy i pewnie osoba decyzyjna ze strony działu Sprzedaży)
• Każdy, od kogo będziemy wymagać, aby wdrażał decyzje podjęte na spotkaniu (kwestia całkowicie zależna od struktury działu marketingu dewelopera).

Niestety, musimy tu często pamiętać o kwestiach polityczno-personalnych, bo jedyną gorszą rzeczą od tkwienia na nieefektywnym spotkaniu jest bycie pominiętym w zaproszeniu 😄 No i najważniejsze: jeśli kwestia omawiana na spotkaniu dotyczy kogoś, kto w nim nie uczestniczył, koniecznie trzeba rozesłać minutki lub poinformować bezpośrednio o ustaleniach!

Pytanie nr 3: dlaczego?

Cóż, to zawsze kluczowe pytanie i często najtrudniejsze do znalezienia sensownej odpowiedzi. Jednak często je sobie w DeveloPRO zadajemy, wiedząc, że cel spotkania powinien być osiągnięty nawet jeśli spotkanie zostało zwołane „tylko” po to, aby pogadać, poznać się lepiej czy zacieśnić więzi.

Nie zapominajmy bowiem, że nie jesteśmy cyborgami, i choć bardzo lubimy wskaźniki, cyfry i „osiągi” naszych kampanii i działań marketingowo – sprzedażowych, to w DeveloPRO liczą się dla nas ludzie i relacje. Bo najlepsze pomysły i najskuteczniejsze rozwiązania powstają właśnie podczas spotkań: trudnych dyskusji ze stawiającymi nam niemożliwe wydawałoby się cele deweloperami; „challengowania” podczas prezentacji naszych dopieszczonych pomysłów i projektów, które w ogniu krytyki stają się tylko lepsze; czy wreszcie burz mózgu z zespołem klienta, który dzieląc się swoją wizją dodaje nam skrzydeł.

Spotkajmy się

Ponoć we wczesnych dniach Amazona, Jeff Bezos wprowadził zasadę, która po dziś dzień rządzi technologicznym gigantem: żadne spotkanie nie może mieć więcej uczestników niż da się nakarmić dwiema pizzami. I nie chodziło mu o ograniczanie rachunków za catering, lecz o efektywność. I choć bierzemy pod uwagę wielkość amerykańskiej pizzy (gdzie porcje, jak wiadomo, są zdecydowanie większe niż w naszej szerokości geograficznej 😄), efektywność jest również naszą wartością w DeveloPRO.

Zapraszamy do kontaktu! Chętnie spotkamy się (oczywiście na efektywnym spotkaniu 😄) aby dobrać najlepsze rozwiązania dla konkretnych inwestycji i dewelopera.